Planning, tijdregistraties en Dimona in één werkstroom bij Proxy Delhaize Brugge

Over Proxy Delhaize Brugge

Proxy Park Brugge is een Delhaize-supermarkt in het centrum van Brugge. Het team is klein in de kern en flexibel aan de randen: zes vaste medewerkers, aangevuld met 20 flexi-jobbers en 10 studentmedewerkers. Die mix zorgt ervoor dat de winkel zeven dagen per week open blijft, maar maakt planning ook lastig. Beschikbaarheden veranderen, diensten verschuiven op de dag zelf, en elke wijziging moet de juiste persoon bereiken voordat die komt opdagen – of juist niet. Jarenlang verliep dat allemaal via een Excel-sheet en een inbox.

De uitdaging

• Excel kon niet meer meegroeien toen het aantal flexkrachten en studenten uitgroeide tot meer dan een handvol mensen
• De roosters werden één voor één per e-mail naar elke medewerker verstuurd
• Misverstanden over wie wanneer werkte, waren schering en inslag, geen uitzondering
• Last-minute wijzigingen betekenden dat het werkblad opnieuw moest worden ingevuld en de e-mails opnieuw moesten worden verzonden
• De tijdregistratie stond volledig los van de planning
• Dimona-aangiften werden handmatig afgehandeld en moesten worden gecorrigeerd telkens wanneer iemand langer werkte dan gepland

Hoe bookU Workforce Management het verschil maakte

1. Planning via slepen en neerzetten, op basis van sjablonen

   Terugkerende weken worden één keer opgesteld en hergebruikt. Het rooster voor de volgende week is dan slechts een aanpassing, je hoeft niet helemaal opnieuw te beginnen.

2. Eén klik, en iedereen heeft zijn of haar dienst

   Medewerkers ontvangen hun rooster in hun mailbox of in de bookU Staff-app. Je hoeft dus geen 36 afzonderlijke e-mails meer te versturen.

3. Digitale tijdregistratie via de bookU Timer-app

   Medewerkers klokken zelf in en uit. Begin-, pauze- en eindtijden worden automatisch geregistreerd, en de manager ziet in één oogopslag wie er op de werkvloer aanwezig is.

4. Last-minute wijzigingen bereiken iedereen onmiddellijk

   Als een dienst wordt verplaatst, weten de betrokkenen dat meteen. De wijziging en de communicatie gebeuren in één keer.

5. Dimona volgt de daadwerkelijk gewerkte uren

   De aangiften worden gegenereerd op basis van de tijdregistratie. Als iemand langer blijft, wordt de Dimona automatisch aangepast. Minder administratie en minder kans op fouten.

6. Loonverwerking op basis van echte gegevens

   De loonverwerking begint op basis van de geregistreerde uren in plaats van een handmatige samenvatting, waardoor deze zowel sneller als nauwkeuriger verloopt.

Resultaten in één oogopslag

Het resultaat

• Minder tijd aan administratie, meer tijd op de werkvloer en met klanten
• Duidelijkheid voor elke flexwerker en student, zonder ook maar één telefoontje
• Planning, tijdregistraties en Dimona in één werkstroom in plaats van drie afzonderlijke taken