De ene klant stuurt een API-feed rechtstreeks vanuit zijn eigen planningssysteem. Een andere stuurt om 6 uur ‘s ochtends een Excel-sheet per e‑mail. Een derde houdt alles bij in een spreadsheet die alleen duidelijk is voor degene die hem heeft gemaakt. Hoe de informatie ook binnenkomt, elke klant verwacht hetzelfde: dat de shift snel wordt ingevuld. De meeste planningstool lossen dit probleem op door te vragen om zijn of haar werkwijze aan te passen. Ons Staffing platform doet dat niet. Het sluit aan bij de bestaande werkwijze van elke klant en zet alles wat binnenkomt om in overzichtelijke, gestructureerde shifts in jouw centrale planningsoverzicht, klaar om te worden ingevuld nog voordat de planners hun mailbox hebben geopend.
Ongeacht het formaat van de shift die de klant binnenstuurt — via API uit zijn eigen planningssysteem, via mail, via Excel of een shift via de Demand Hub — bookU leest het in en zet het om in dezelfde gestructureerde shift, klaar om te matchen met de geschikte kandidaat.
Elk kanaal voedt hetzelfde planningsoverzicht. Een klant die vandaag een Excel mailt en volgend jaar overstapt naar de Demand Hub of via API shifts binnenstuur, zal niets aan de manier waarop je planners werken.
Een shift matchen met de juiste kandidaat is niet meer afhankelijk van de manuele invoer van de shift in het systeem. De shift komt automatisch binnen, staat meteen in het planningsoverzicht en is klaar voor matching, zonder manuele input. Je time-to-fill is zo aanzienlijk korter.
Niet elke klant is klaar om in te loggen op een portaal, en dat is prima. Stuur een shift per e‑mail, upload de spreadsheet die ze al bijhouden, of koppel hun eigen planningssysteem via directe API-integratie. bookU leest alles wat binnenkomt en zet het elke keer om in dezelfde gestructureerde shifts.
Automatisering is de standaard, geen verplichting. Planners kunnen op elk moment handmatig een shift aanmaken, corrigeren of overschrijven. Het platform ondersteunt, maar staat nooit in de weg. Dat is vooral belangrijk bij een veeleisende klant of een spoedverzoek, waarbij human touch boven het platform gaat, zodat de dienstverlening kan worden afgestemd op de noden van de klant, in plaats van iedereen over dezelfde kam te scheren.
Demand Hub is het klantenportaal dat wij aanbieden, zodat klanten shifts rechtstreeks kunnen plaatsen, zonder tussenkomst van e‑mail of spreadsheets. Het is één van de manieren waarop shifts gestructureerd bij bookU terechtkomen. Bekijk de productpagina van Demand Hub voor alle info.
Voor bookU kwamen de shifts van de dienst kinderopvang bij uitzendbureau TMI binnen zoals elke klant het zelf wilde: per mail, telefonisch, of gedropt in een gedeeld Excel-bestand. Elke shift moest gelezen, begrepen en opnieuw ingetypt worden in het planningssysteem voor er ook maar één kandidaat gebeld kon worden. Zo gingen er vaak uren verloren nog voor het matchen met kandidaten begon. Sinds april 2025 komen diezelfde shifts gestructureerd binnen, in welk formaat ze ook aankomen, en start de matching meteen. Hetzelfde planningsteam vult nu 60 tot 83% meer shifts in per maand. Niet omdat ze sneller starten met telefoneren, maar omdat dit gewoonweg niet meer nodig is. Het gebeurt automatisch.
“Vroeger betekende het doorgeven van shifts dat we de Excel-sheets van de klant handmatig in ons systeem moesten overtypen. Nu gebeurt dit automatisch. Of de planning nu uit Excel, e-mail of een gekoppeld systeem komt, deze worden direct via Shift Intake van bookU Staffing verwerkt.”
Ben De Block
Operationeel directeur
Every staffing capability, connected across the full value chain.
Veelgestelde vragen
No, that’s exactly what flexible ingestion is for. Clients who aren’t ready for API integration or Demand Hub can still send shifts by email or spreadsheet, and they land on the same planning overview as everyone else. You’re not stuck waiting for every client to modernize before you benefit.
Demand Hub is the customer portal bookU provides so clients can post shifts directly, without an email or a spreadsheet in between. It’s optional, not a requirement — clients can still use email, spreadsheet, or their own API integration instead. More on what Demand Hub does is covered on its own page.
No. Manual entry is always available. Automation handles the volume; planners keep full control to create, edit, or override any shift directly, whenever they need to.
No. That’s the point. Clients keep working the way they already work — by email, spreadsheet, their own planning system, or Demand Hub if they want a more direct route. bookU does the translation on our side, so the change is invisible to them.
Email, direct API integration into your clients’ own planning systems, spreadsheet upload for Excel and CSV, and Demand Hub — the portal we provide clients to post shifts themselves. Whichever way a client currently gets a shift to you, bookU can take it in.
