Geconfronteerd met een sterk stijgende vraag naar flexibele zorgmedewerkers en strengere Wet DBA-regels, heeft TMI zijn verouderde handmatige planningsproces vervangen door de Connected Staffing-oplossing van bookU. Hierdoor is het invullen van diensten teruggebracht van 5 – 6 handmatige stappen naar één klik en duurt de inwerking van planners nu slechts dertig minuten in plaats van drie maanden. Het resultaat: de kinderopvanggroep van TMI draait nu met slechts twee planners, die hun tijd besteden aan het opbouwen van relaties met zorgmedewerkers in plaats van aan administratieve rompslomp.
De flexibele arbeidsmarkt in de gezondheidszorg in Nederland heeft sinds de COVID-19-pandemie een structurele verschuiving ondergaan. Het tekort aan zorgmedewerkers versnelde de overstap naar flexibele personeelsinzet, en het herstel na de pandemie zorgde voor een aanhoudende stijging van de vraag naar tijdelijke zorgprofessionals in de kinderopvang, ouderenzorg en geestelijke gezondheidszorg.
Tegelijkertijd heeft de inwerkingtreding van de Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties) geleid tot strengere regels voor zelfstandigen. Hierdoor zijn meer zorgprofessionals in de structuren van uitzendbureaus terechtgekomen, waardoor het aantal flexibele werknemers dat bureaus moeten beheren, matchen en inplannen aanzienlijk is toegenomen.
Meer flexibele krachten. Meer diensten. Meer complexiteit. Voor TMI betekende dit één ding: de oude manier van plannen was niet langer haalbaar.
TMI is een Nederlands uitzendbureau in de zorg met een duidelijke identiteit: mensen staan voorop. Flexibele zorgmedewerkers vertrouwen TMI omdat de relatie persoonlijk aanvoelt. Die ‘mens-eerst’-filosofie is een echt concurrentievoordeel, maar achter die kracht schuilde een structureel probleem.
De planningsinfrastructuur van TMI was verouderd. De dagelijkse praktijk voor planners was versnipperd, traag en volledig handmatig. Robin van der Putten, CFO en de interne drijvende kracht achter de digitaliseringsagenda van TMI, zette de uitdaging duidelijk op een rijtje.
“We hadden duidelijk een menselijke aanpak. Maar we waren nog lang niet technologisch geavanceerd. ”
Robin Van der Putten Financieel directeur
| Meerdere losstaande tabbladen | Geen eenduidig overzicht van openstaande diensten, beschikbaarheid van medewerkers of de status van klanten. Planners moesten voortdurend schakelen tussen verschillende systemen. |
| Enkelvoudig storingspunt | Eén planner die de hele kinderopvang draagt. Geen redundantie, geen schaalbaarheid, geen tijd voor iets anders dan het uitvoeren van taken. |
| 5–6 handmatige stappen per dienst | Elke invulling vereist het verzamelen, verwerken, voorstellen, bevestigen en opnieuw invoeren van gegevens; elke stap is een potentieel storingspunt. |
| Inwerkperiode van 3 maanden voor planners | Het opleiden van een nieuwe planner in het verouderde systeem nam tot drie maanden in beslag, waardoor cruciale kennis in handen was van slechts een klein aantal mensen. |
De zoektocht van TMI was geen simpele inkoopprocedure. Robin en zijn team stelden een grotere strategische vraag: waar willen we over drie tot vijf jaar staan en welk platform kan ons daar daadwerkelijk naartoe brengen? Ze waren niet op zoek naar een CRM- of salarisverwerkingssysteem. Ze hadden behoefte aan wat Robin omschreef als "volledige technische ondersteuning met behoud van de menselijke touch".
bookU’s Connected Staffing bevindt zich op het planningsniveau; het niveau waarop de invulpercentages worden gewonnen of verloren. Het verbond de bestaande front-office (CRM, ATS) en back-office (ERP, salarisadministratie) van TMI tot één geautomatiseerde planningsengine, met een community-app aan de kant van de werknemers.
Je slaat twee, drie stappen over die we vroeger elke keer moesten doorlopen.
| Vóór bookU | Met bookU |
| Meerdere losstaande planningstabbladen | Eén enkele, geïntegreerde planningsinterface |
| Handmatige registratie en controle | Realtime push- en e-mailmeldingen |
| 5–6 stappen per dienstinvulling | Met één klik of volledig geautomatiseerd |
| Elke keer wachten op goedkeuring van de klant | Directe bevestiging via het klantenportaal |
| 3 maanden om een planner in te werken | ~30 min om een planner in te werken |
| Geen tijd voor relaties met medewerkers | Tijd vrijgemaakt voor het opbouwen van een gemeenschap |
| Schaal = meer planners aannemen | Schaalvergroting = relaties verdiepen, niet het aantal medewerkers |
Wanneer bookU het transactionele werk automatiseert, worden planners niet overbodig. Ze evolueren. De rol verandert van uitvoerder van handmatige taken naar strategisch coördinator van de community. Zo ziet dat er in de praktijk uit.
“Het gaat niet meer om planning. De planners zijn commerciële gemeenschapsbouwers geworden. Ze vullen niet meer handmatig elk vakje in en plakken er een naam op. Dat is verleden tijd. Nu hebben ze tijd voor het persoonlijke contact dat echt het verschil maakt.”
De kinderopvangafdeling van TMI draait nu op slechts twee mensen, niet omdat het team is ingekrompen, maar omdat twee mensen met de juiste tools daadwerkelijk voldoende zijn voor het werkvolume. Die twee mensen bellen medewerkers nu na hun eerste dienst, volgen opdrachten op en bouwen het soort loyaliteit op waardoor medewerkers TMI verkiezen boven het volgende bureau.
Bij personeelsbemiddeling in de gezondheidszorg kiezen zorgmedewerkers hun bureau mede op basis van de kwaliteit van de relatie. Het vermogen om na een eerste dienst contact op te nemen en te vragen hoe het ging, zorgt voor retentie in een markt waar de loyaliteit van medewerkers een echte concurrentievoorsprong is.
⚡ De planningslaag is waar het bedrijf wordt gewonnen.
CRM- en salarisverwerkingstools zijn belangrijk, maar de invulpercentages worden bepaald door wat er gebeurt tussen het moment dat een dienst vrijkomt en de bevestiging van de medewerker. Dat is de laag waarin het de moeite loont om te investeren.
🔄 Automatisering verandert het werk, niet alleen de snelheid.
De overgang van handmatige planners naar door AI aangestuurde talentadviseurs uit de community gaat niet vanzelf. Het vereist een weloverwogen herontwerp van rollen. De bureaus die succesvol zijn, zijn de bureaus die in die transformatie investeren, niet alleen in de technologie.
🎯Weerstand bij de inwerking is een signaal.
Als het drie maanden duurt om een planner in te werken in je planningssysteem, dan is het systeem het probleem. Intuïtieve tools verminderen het risico van kennisconcentratie en stellen je hele team in staat om te plannen, niet alleen de specialisten.
❤️ De menselijke aanpak wordt schaalbaar wanneer technologie de transactionele taken overneemt.
Het concurrentievoordeel van TMI – persoonlijke relaties met zorgverleners – verdween niet door automatisering. Het werd juist versterkt omdat planners eindelijk de tijd hadden om er iets mee te doen.
📈 De marktdruk vraagt om een platformoplossing.
De groeiende vraag na de coronacrisis en de handhaving van de Wet DBA zijn structureel, niet tijdelijk. Bureaus die nog steeds met handmatige planning werken, zijn niet alleen inefficiënt, maar ook kwetsbaar.
Delen
Lunchgarden heeft meerdere vestigingen, elk met een eigen flexibel team. Voor eigenares Stéphanie van Lunchgarden Tienen betekende die flexibiliteit één ding: veel papierwerk ’s avonds en in het weekend: Dimona-aangiften, contracten, urenafstemming… Digitale planning en automatische loonverwerking hebben daar verandering in gebracht.
LOTS Flower Art is een bloemenwinkel die daarnaast ook veel evenementen en bruiloften verzorgt. Het team is klein en flexibel: één vaste medewerker, twintig flexwerkers en studenten. Vroeger was de planning een ware uitdaging. Tegenwoordig is het dankzij bookU juist het tegenovergestelde.
