Minder uren voor Dimona’s en contracten voor flexwerkers en studenten bij Lunchgarden

Over Lunchgarden

Lunchgarden is een keten van lunchrooms en cafés met meerdere vestigingen in België. Elke vestiging draait op een klein kernteam en flexibel personeel: deeltijders, flexwerkers en studenten die tijdens drukke periodes in ploegendienst werken. Zoals bij de meeste horecabedrijven ligt de HR-uitdaging niet bij de mensen, maar bij de administratie. Stéphanie, de eigenares, besteedde haar avonden en weekends aan Dimona-aangiften, contracten en urenafstemming — werk dat niets te maken had met het runnen van een restaurant.

De uitdaging

• Handmatige urenregistratie — geen inzicht in wie er op welk moment daadwerkelijk aan het werk was
• Dimona-aangiften werden handmatig en te laat verwerkt – een voortdurend nalevingsrisico
• Contracten werden handmatig verwerkt — elke nieuwe flexi- of studentmedewerker betekent papierwerk
• Urenafstemming — verschillen tussen de daadwerkelijk gewerkte uren en wat werd ingediend
• Loonadministratie staat los van de werkelijkheid — handmatige invoer, handmatige correcties
• Eigenaar doet ’s avonds en in het weekend administratief werk — tijd die eigenlijk besteed zou moeten worden aan het dagelijkse beheer van het restaurant

Hoe bookU Workforce Management het verschil maakte

Lunch Garden implementeerde de tijdregistratie en de planning- en roosterfuncties van bookU, die rechtstreeks werden geïntegreerd met hun salarisverwerkingspartner Acerta. Eén koppeling loste drie afzonderlijke taken op.

1. Medewerkers klokken in en uit via de app

   Geen handmatige urenstaten meer. De bookU Timer-app registreert automatisch de begin-, pauze- en eindtijden. De eigenaar ziet in realtime wie er op de werkvloer aanwezig is.

2. Digitale contracten, automatische archivering

   Studenten en flexmedewerkers ondertekenen contracten in de app. Alles wordt gedocumenteerd en opgeslagen, zonder papierwerk.

3. Dimona-aangiften worden automatisch gegenereerd

   Dimona wordt automatisch gegenereerd op basis van de daadwerkelijk geregistreerde tijd, niet op basis van schattingen of handmatige lijsten.

4. De loonadministratie is nauwkeurig

   Lonen worden berekend op basis van geregistreerde uren, en de loongegevens worden rechtstreeks naar uw salarisverwerker gestuurd. Geen herinvoer, geen fouten, geen paniek aan het einde van de maand.

5. Medewerkers communiceren via de app

   Roosters, wijzigingen in dienstroosters, afwezigheden — alles staat op één plek. Medewerkers bekijken de bookU Staff-app; de eigenaar heeft volledig inzicht.

Resultaten in één oogopslag

Het resultaat

• 2–3 uur per week vrijgemaakt, geen avonden en weekenden meer aan administratie
• Alles klopt en is op tijd, Dimona wordt automatisch ingediend, geen stress meer over naleving
• Eén platform, één werkstroom: van planning tot inklokken, administratie en salarisuitbetaling