Van vrijdagse administratie naar drie uur vrij per week bij Carrefour Market Mechelen

Over Carrefour Market Mechelen

Carrefour Market Mechelen is een familiale supermarkt gerund door Vicky Willaert en haar man Bernd Bastens. Tegenwoordig werkt de winkel met een mix van vast personeel en flexibele krachten (uitzend, jobstudenten en flexi's). De winkel is onlangs vernieuwd, en dat geldt ook voor de administratieve aanpak.

De uitdaging

• Administratief werk nam hele vrijdagen in beslag — het opstellen van roosters, contracten en de payroll verwerking kostten elke week meer dan 3 uur
• Handmatig opstellen van contracten — ongeveer 70 contracten per week voor jobstudenten en flexi's, allemaal handmatig beheerd
• Dubbele gegevensinvoer — Vicky verzamelde manueel tijdsregistraties,  waarna ze alles in de omgeving van haar sociaal secretariaat opnieuw moest invoeren
• Planning op basis van Excel — roosters en planningen stonden in spreadsheets, wat verwarring veroorzaakte
• Dimona-aangiften werden handmatig afgehandeld — en moesten handmatig  gecorrigeerd worden telkens wanneer de gewerkte uren anders waren dan gepland
• Geen inzicht in werkelijke versus geplande uren — wijzigingen vonden achteraf plaats, nadat de maand was afgesloten

Hoe bookU workforce management het verschil maakte

Vicky benaderde Liantis (haar sociaal secretariaat) voor tools om administratie te stroomlijnen. Liantis adviseerde bookU.

1. Digitale prikklok voor alle medewerkers

   Medewerkers klokken in en uit via de bookU Timer-app. Geen handmatige timesheets, geen giswerk.

2. Automatische contracten voor flexi's en jobstudenten

   In plaats van 70 contracten per week in te voeren, worden contracten automatisch gegenereerd op basis van de planning.

3. Gegevenssync met payroll partner 

   Payroll gegevens worden automatisch vanuit bookU naar Liantis (payroll partner) doorgestuurd. Geen dubbele invoer, geen vertragingen.

4. Dimona-aangiften worden automatisch gegenereerd en aangepast

   Dimona's worden opgesteld op basis van de daadwerkelijk gewerkte uren. Wanneer iemand langer of korter werkt dan gepland, past Dimona de aangifte automatisch aan — handmatige correcties zijn niet nodig.

5. Planning op basis van werkroosters en beschikbaarheden , niet van Excel

   Vicky stelt nu de planning op in bookU op basis van de werkroosters van de  vaste medewerkers en beschikbaarheden van jobstudenten, ter vervanging van de onoverzichtelijke Excel-sheets.

6. Elke vrijdag drie uur tijd bespaard

   Wat vroeger een ochtend aan planning  plus een middag aan contracten en Dimona was, gebeurt nu automatisch.

Resultaten in één oogopslag

Het resultaat

• Elke vrijdag drie uur vrij — geen middagen meer vol administratieve rompslomp
• Flexibele en vaste medewerkers in één systeem — één flow van inprikken tot uitbetaling
• Gegevens worden één keer correct doorgegeven — naar Liantis, klaar voor verwerking