Van chaos naar helderheid bij bloemenwinkel LOTS Flower Art

Over LOTS Flower Art

LOTS Flower Art is een bloemenwinkel die wordt gerund door Lieselot Jonnaert. Het bedrijf heeft twee kanten: een bloemenwinkel waar klanten binnenlopen en bloemschikken voor evenementen en bruiloften. Het team is flexibel opgezet: één vaste medewerker, naast ongeveer twintig flexwerkers en studenten die invallen op drukke dagen en tijdens seizoenspieken. Voor Lieselot was die flexibiliteit ook het moeilijkste om te beheren: alles zat in haar hoofd, in haar berichten en in haar inbox.

De uitdaging

• Planning verspreid over telefoon, e-mail en notitieboekjes – geen eenduidige bron van informatie over wie wanneer werkt
• Beschikbaarheid verspreid over verschillende mensen en gesprekken — elke week aan twintig flexkrachten vragen wanneer ze beschikbaar zijn, was een klus op zich
• Elke dienstroosterwijziging betekende weer een nieuwe ronde berichten — en niet iedereen had het goed
• Tijdregistratie los van de planning — in- en uitklokken gebeurde handmatig, en loonberekeningen moesten met de hand worden gecorrigeerd
• De Dimona-aangiften waren een nachtmerrie aan het einde van de maand — alle wijzigingen en overschrijdingen moesten door Lieselot opnieuw worden ingevoerd nadat de maand was afgesloten, met boetes van de sociale zekerheid tot gevolg
• De koppeling met Acerta (salarispartner) gebeurde handmatig — loongegevens moesten opnieuw worden ingevoerd in plaats van direct door te stromen

Hoe bookU Workforce Management het verschil maakte

De overstap was eenvoudig: één tool voor roostering, tijdregistratie en loonverwerking.

1. Roosters die iedereen op één plek kan bekijken

   Beschikbaarheid via de bookU Staff-app, zodat het opstellen van het rooster voor volgende week op elkaar is afgestemd en geen giswerk is. Elk teamlid — vast, flex of student — kijkt in de bookU Staff-app om te zien wanneer hij of zij moet werken.

2. Geen berichten meer over diensten

   Zodra het rooster is opgesteld, weet het team het. Je hoeft geen sms'jes meer naar twintig mensen te sturen of je zorgen te maken dat iemand het bericht gemist heeft.

3. Tijdregistratie via de tablet

   Klok in en uit met een persoonlijke pincode in de bookU Timer-app. De begin-, pauze- en eindtijden worden automatisch geregistreerd, en je kunt ze onmogelijk vergeten.

4. Eén doorstroom van gewerkte uren naar uitbetaald loon

   De geregistreerde uren worden rechtstreeks doorgestuurd naar Acerta, de salarisverwerker waarmee ze samenwerken, zodat de loongegevens actueel en nauwkeurig zijn. Geen herinvoer, geen fouten, geen paniek aan het einde van de maand.

5. Dimona-aangiften volgen de werkelijke uren

   Omdat de tijdregistratie gekoppeld is aan de planning, worden Dimona-aangiften opgesteld op basis van wat er daadwerkelijk is gebeurd. Geen gissingen of correcties. Als iemand langer blijft, wordt dit automatisch aangepast.

Resultaten in één oogopslag

Het resultaat

• Tijdwinst op planning en administratie — meer tijd voor de bloemen en de klanten
• Duidelijkheid voor elke flexkracht en student — ze kijken in de bookU Staff-app, niet in hun inbox
• Lonen, Dimona en tijdregistratie in één geautomatiseerd proces