Van magnetisch bord naar digitale personeelsplanning bij Libeert
3 min leestijd04.08.2026
Geschreven door Team bookU
Wat begon met magneten op een bord in de productiehal, groeide uit tot een volledig digitaal planningsproces. Meer overzicht, minder stress en een rooster dat meebeweegt met het ritme van de seizoenen.
Over Libeert
Libeert is een Belgische familiebedrijf uit Komen dat chocolade produceert, actief sinds 1923 en inmiddels in de vierde generatie. Het bedrijf maakt seizoensgebonden chocoladefiguren en -tabletten — met bekende pieken rond Pasen en Sinterklaas. Tijdens die drukke periodes verdubbelt het personeelsbestand in korte tijd: naast ±40 bedienden en ±50 vaste arbeiders komen er ongeveer zestig seizoensarbeiders en 60 tot 70 uitzendkrachten bij het team. Een planningsuitdaging die je niet kunt overlaten aan een whiteboard en een beetje geluk.
De uitdaging
Vóór bookU draaide alles om een fysiek bord in de productiehal. Medewerkers werden bijgehouden met magneten, ploegleiders herschikten dagelijks de roosters en HR bracht de lunchpauzes door met rondbellen om gaten op te vullen. Als iemand niet opnam, was dat al een probleem.
Dagelijkse stress bij elke wijziging of afwezigheid
Geen inzicht in het rooster voor ploegleiders of medewerkers
Veel tijdverlies bij HR door handmatige opvolging
Vooruitplannen rond seizoenspieken was nauwelijks mogelijk
Alles hing af van het individuele geheugen — een reëel risico wanneer mensen vertrokken
Het uitzendbureau werkte volledig los van de interne planning
“Op dat moment was er altijd veel stress. Als iemand de telefoon niet opnam, liepen we meteen het risico op een tekort aan personeel.”
Désirée Libeert
HR-directeur
Hoe bookU het verschil maakte
De overstap naar bookU gebeurde stap voor stap — met input van ploegleiders en ondersteuning in zowel het Nederlands als het Frans. Niet alles in één keer op zijn kop zetten, maar geleidelijk aan repareren wat niet werkte.
Ploegleiders plannen zelfstandig — HR behoudt het overzicht Dienstleiders werken nu zelfstandig in de digitale omgeving, binnen duidelijke kaders. HR hoeft niet langer elke schakel in de keten te zijn.
Automatische communicatie naar medewerkers Iedereen ontvangt zijn of haar rooster automatisch via e-mail. Geen telefoontjes meer, geen misverstanden meer over wie waar moet zijn.
Uitzendbureau rechtstreeks aangesloten Het uitzendbureau ter plaatse (AGO) ziet openstaande personeelsbehoeften direct in het systeem. Snellere beslissingen, minder heen-en-weer-mailen.
Integratie met tijdregistratie (ProTime) Verlofaanvragen en beschikbaarheid worden automatisch gesynchroniseerd — handmatige invoer en fouten behoren tot het verleden.
Een planningsproces dat standhoudt, zelfs als mensen vertrekken Processen worden digitaal vastgelegd en zijn overdraagbaar. Als een ploegleider afwezig is of het bedrijf verlaat, blijft de werkwijze intact.
Rollen werken via dezelfde tool, die rechtstreeks is gekoppeld
Reactietijd
Traag, afhankelijk van beschikbaarheid
Snel — informatie direct beschikbaar
Foutpercentage
Hoog
Laag (dankzij automatisering)
Flexibiliteit
Moeilijk aan te passen
Eenvoudig via automatische updates
Kennisbehoud
Gaan verloren bij personeelsverloop
Processen gedocumenteerd en overdraagbaar
De rol van HR
HR als knelpunt
Strategische partner met volledig overzicht
Het resultaat
Minder tijd kwijt aan opvolging — meer tijd voor wat er echt toe doet
Meer autonomie voor ploegleiders, meer duidelijkheid voor medewerkers
Niet alleen snellere planning — maar ook slimmere en strategischere planning
“We besparen niet alleen tijd. We kunnen ook slimmer plannen. Dankzij digitale planning kunnen we processen vastleggen en overdraagbaar maken.”
Hoe TMI zijn roostering heeft getransformeerd met bookU Staffing
TMI verving zijn verouderde handmatige planningsproces door de Connected Staffing-oplossing van bookU. Hierdoor werd het invullen van diensten teruggebracht van 5 – 6 handmatige stappen naar één muisklik en de inwerkperiode voor planners van drie maanden naar slechts dertig minuten. Het resultaat: de kinderopvangafdeling van TMI draait nu met slechts twee planners, die hun tijd besteden aan het opbouwen van relaties met zorgmedewerkers in plaats van aan administratieve rompslomp.
Minder tijd kwijt aan Dimona-aangiften en contracten voor flexwerkers en studenten bij Lunchgarden
Lunchgarden heeft meerdere vestigingen, elk met een eigen flexibel team. Voor eigenares Stéphanie van Lunchgarden Tienen betekende die flexibiliteit één ding: veel papierwerk ’s avonds en in het weekend: Dimona-aangiften, contracten, urenafstemming… Digitale planning en automatische loonverwerking hebben daar verandering in gebracht.
Van chaos naar duidelijkheid bij bloemenwinkel LOTS Flower Art
LOTS Flower Art is een bloemenwinkel die daarnaast ook veel evenementen en bruiloften verzorgt. Het team is klein en flexibel: één vaste medewerker, twintig flexwerkers en studenten. Vroeger was de planning een ware uitdaging. Tegenwoordig is het dankzij bookU juist het tegenovergestelde.
